“Pronto…ci sono gli ispettori del lavoro in azienda. Che cosa devo fare? Che cosa devo dire? Stanno parlando con i dipendenti, possono farlo?”
Queste ed altre ancora sono le domande che il cliente, magari in preda al panico oppure mostrando un insolito autocontrollo misto a dimestichezza, rivolge al proprio Consulente quando ha la “fortuna” di ricevere una visita ispettiva. Ecco allora una breve guida sul chi, cosa e come, una specie di primo soccorso poiché il consiglio principale è di affidarsi al proprio consulente e di contattarlo immediatamente, lui saprà guidarvi e consigliarvi al meglio, anche se non riuscirà a compiere miracoli!
In realtà, le visite ispettive non sono poi così frequenti come si potrebbe pensare, visto che nel 2017 le imprese controllate, stando alle fonti ministeriali, sono state circa 438 al giorno, ovvero 160 mila aziende in un anno, pochissime rispetto ai milioni di imprese esistenti, sparse su tutto il territorio nazionale; questo equivale a dire che possono trascorrere anche degli anni senza ricevere la visita degli ispettori; l’importante però è sapere cosa succede durante una visita ispettiva e come comportarsi, poiché anche quando l’azienda è virtuosa, la visita di un ispettore crea sempre un po’ di apprensione.
Iniziamo con l’individuare chi può promuovere un’ispezione in materia di lavoro: Ministero del Lavoro, Inps e istituti previdenziali in generale, Inail e Asl, per il tramite dei loro Ispettori, i quali hanno l’obbligo di identificarsi e di mostrare il tesserino di riconoscimento a chiunque si trovi ad accoglierli in azienda. I datori di lavoro da controllare vengono individuati a campione, sulla base di indicatori di maggiore criticità, riferiti a specifiche tipologie di aziende o a settori di attività, seguendo un’apposita programmazione ed un calendario di lavoro. Questo comporta che l’azienda non potrà mai venire scelta, sulla base di criteri personali o di mera casualità dal singolo ispettore nell’esercizio delle sue funzioni.
Ma cosa succede durante un’ispezione?
È un momento di verifica, ad opera di un funzionario in veste di pubblico ufficiale; di conseguenza occorre che il datore di lavoro si renda disponibile a soddisfare ogni sua richiesta, anche documentale, a consentirgli l’accesso, a qualunque ora del giorno o della notte, in tutti i locali aziendali (compresi dormitori, refettori, laboratori, ecc.), a dimostrarsi collaborativo anche quando avrà ben altro lavoro da sbrigare!
L’assenza del titolare non rappresenta un impedimento al corso dell’ispezione che, peraltro, può riguardare diversi aspetti posti a tutela del rapporto di lavoro: tutela del lavoratore (riposi, maternità, ferie, ecc.), adempimenti previsti dalla legge, informative obbligatorie, tutela previdenziale, nonché tutela fisica nella sua accezione più ampia di sicurezza nei luoghi di lavoro. Quindi, tutti i documenti riguardanti gli aspetti sopra elencati, possono essere oggetto di verifica, stante la disponibilità degli stessi in azienda. Gli ispettori non dovrebbero richiedere documentazione di cui è già in possesso la pubblica amministrazione, ma tant’è…
La fase che crea maggior apprensione è però il momento in cui gli ispettori assumono informazioni direttamente dai lavoratori, i quali spesso vengono colti di sorpresa e reagiscono con altrettanta preoccupazione, fornendo risposte talvolta affrettate, approssimative, errate, conseguenti all’atteggiamento incalzante che l’ispettore di turno potrebbe assumere nei loro confronti. Il funzionario, in verità, dovrebbe porre le domande in modo chiaro e comprensibile, in modo da non generare dubbi interpretativi o condizionare la risposta del lavoratore, ed accertarsi che il lavoratore comprenda bene l’italiano qualora sia straniero; egli dovrà poi aver cura di riportare tutto fedelmente nel verbale, omettendo ogni interpretazione personale, e la dichiarazione dovrà essere letta e sottoscritta dal lavoratore, che però non avrà diritto ad una copia di quanto dichiarato.
Quindi, per rispondere alla domanda iniziale: sì, rientra tra le facoltà dell’ispettore fare domande ai dipendenti e né il datore di lavoro né il suo consulente possono essere presenti.
Ma vediamo quali possono essere gli esiti di una visita ispettiva.
La prima fase si conclude con il rilascio del verbale di primo accesso, documento questo che riepiloga le attività effettuate, i documenti richiesti, le persone presenti e le dichiarazioni rese. Se i documenti non fossero presenti in azienda in quanto, per esempio, sono conservati presso lo studio del proprio consulente del lavoro o di altro professionista che assiste l’azienda, viene riportato nel verbale e viene altresì stabilita una data entro la quale tale documentazione dovrà essere prodotta. Eventuali altre visite intermedie in azienda si concluderanno ogni volta con il rilascio di un verbale interlocutorio, fino ad arrivare alla conclusione delle indagini che verrà dichiarata nel verbale unico di accertamento. Quest’ultimo è il documento principale che racchiude:
- l’esito dell’accertamento con l’indicazione delle fonti di prova degli eventuali illeciti rilevati;
- la diffida a regolarizzare mediante l’indicazione del termine e delle modalità;
- indicazioni degli strumenti di difesa e degli organi avverso i quali fare ricorso oltre ai termini per l’impugnazione.
Nel caso in cui vengano rilevate delle irregolarità i provvedimenti che potrebbe contenere il verbale sono:
- diffida a sanare;
- diffida, ora per allora, nel caso in cui l’irregolarità sia già stata sanata autonomamente;
- illecito amministrativo;
- illecito amministrativo con importo non quantificabile che verrà stabilito con ordinanza ingiunzione ed eventuali prescrizioni per illeciti di natura penale.
Se invece è tutto in regola, viene redatta una comunicazione con la definizione dell’accertamento, nella quale sarà evidenziata l’assenza di elementi costituenti irregolarità che possano dar luogo a provvedimenti sanzionatori di natura amministrativa o penale, il datore di lavoro potrà a quel punto tirare un sospiro di sollievo e brindare con lo spumante!
Inutile negare che l’uscire indenni da una visita ispettiva spesso è frutto di una buona collaborazione tra azienda e consulente del lavoro, soprattutto quando quest’ultimo diventa punto di riferimento per ogni scelta aziendale in materia di gestione delle risorse umane e il datore di lavoro rifiuta il “fai da te”.
Con l’augurio che tutte le visite ispettive possano chiudersi positivamente, lo Studio Neri Sabatini augura buone feste a tutti.
